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7 dicas para estabelecer uma boa divisão de tarefas no trabalho
7 dicas para estabelecer uma boa divisão de tarefas no trabalho

Muitos líderes de empresa ficam ansiosos para visualizar uma expansão empresarial saudável. Nessa expectativa, é comum que o gestor acumule tarefas e tente abraçar o mundo. Essa atitude, embora possa parecer a ideal, pode ser bastante prejudicial ao desenvolvimento dos projetos. Para uma liderança produtiva, o ideal é implementar métodos para a divisão de tarefas no trabalho e deixar tudo fluir.

 

Aprender a praticar o desapego com a rotina da empresa é essencial para a expansão dos negócios, já que estimula o foco da equipe que você tem à disposição. Outra vantagem é que você desafoga sua agenda e consegue se dedicar ao que realmente precisa da sua atenção.

 

Quer saber como implementar uma divisão de tarefas no trabalho realmente eficaz? Confira as sete dicas que separamos para você e veja agora as mudanças na sua empresa!


1. Delegue tarefas


Essa primeira dica parece redundante ao assunto do post, mas é preciso bater nessa tecla. Se você quer implementar uma divisão de tarefas justa no seu trabalho, é importante abrir mão de algumas atividades.

Confie na equipe que você formou e divida as atividades de acordo com a função de cada colaborador.

A boa seleção evita que você ou outro funcionário sinta-se sobrecarregado. Isso compromete a produtividade e pode ser bastante estressante.

Outra vantagem é que o colaborador, que recebe as tarefas certas, se sente motivado. Isso faz com que ele queira sempre mostrar suas habilidades e desempenhar um bom trabalho na sua empresa.

É preciso mostrar ao colaborador que você confia no trabalho dele, inclusive para que ele crie autonomia e ofereça soluções antes que você as solicite. Um bom gestor não quer ser melhor em tudo, mas ter no quadro de funcionários aqueles que são os melhores.


2. Conheça sua equipe


Entender os talentos e aptidões de cada funcionário é fundamental para uma boa divisão de tarefas no trabalho.

É esse conhecimento que possibilita que sua divisão seja eficiente. Delegar atividades de acordo com as reais funções de cada colaborador agiliza o desenvolvimento do trabalho e minimiza a incidência de erros.

Outra vantagem de conhecer sua equipe é que a conclusão dos projetos fica mais rápida, já que haverá menos refações e ajustes.

É importante testar as habilidades de quem trabalha com você, mas faça isso na hora certa e de maneira adequada.

Se tiver dificuldades em mapear os talentos, peça ajuda ao setor de Recursos Humanos (RH), que, certamente, conhece as competências de cada funcionário.


3. Entenda seu projeto


Se você quer um bom desenvolvimento do trabalho, é necessário conhecer seu projeto do início ao fim.

Você precisa entender as etapas necessárias para a finalização satisfatória do trabalho. Uma dica é utilizar um software de gestão de projetos, que ajuda você a listar o que deve ser feito e por quem.

Esse tipo de recurso de gestão também mostra o status de cada tarefa, facilitando o repasse de atividades a outro funcionário, caso isso seja necessário.

O bom entendimento do trabalho otimiza o progresso e pode ser determinante na hora de implementar uma divisão de tarefas de forma justa e produtiva.


4. Assuma tarefas de forma estratégica


Ok, nós sabemos que é tentador assumir prazos e tarefas, mas isso pode não ser eficaz se for feito de forma desmedida.

Procure assumir apenas aquelas atividades que dependem exclusivamente de você. São aquelas que dependem da sua decisão e precisam do aval do líder da equipe.

Um líder de verdade assume suas dificuldades e sua impossibilidade em desempenhar uma tarefa. Ele aproveita os talentos da equipe e consegue deixar na mão dos colaboradores as tarefas para as quais eles foram admitidos na empresa.

Faça um planejamento semanal e diário, elaborando um check list e entendendo o que precisa, realmente, da sua mão.


5. Utilize um software de gestão


Adotar os recursos tecnológicos pode facilitar muito a vida de um gestor de projetos. Além de facilitar a visualização das tarefas e ajudar na estimativa do tempo que elas levam, ele ajuda na comunicação entre os membros da equipe.

Com um software de gestão de projetos, é possível dividir as tarefas e enxergar, de fato, quem está tomando conta do quê.

É uma forma bastante funcional de entender a dinâmica do trabalho e evitar a procrastinação, já que o software possibilita que você estime o tempo de cada tarefa.

Também é importante para otimizar o andamento do trabalho e dar um prazo possível para o cliente, que pode entender o porquê de cada projeto precisar de um tempo específico para sua conclusão.

Não podemos deixar de evidenciar que esses softwares melhoram a segurança de informações da sua empresa, ou seja, só há vantagens.


6. Acompanhe o desempenho da equipe


Uma forma de você se tranquilizar e adquirir confiança no seu time é acompanhar o desenvolvimento do projeto.

Se você não quer passar por frustrações no andamento das atividades, olhe tudo de perto. Se for realmente necessário, intervenha ou delegue essa “intromissão” ao coordenador da equipe responsável.

Você não deve acobertar erros em demasia ou se contentar com a mediocridade, mas identificar o que, de fato, está comprometendo a entrega de um projeto.

Entenda que funcionários são pessoas como você e, portanto, passíveis de erros. Nessa hora, você age e aponta soluções para os problemas pelos quais a equipe está passando.

Se você diagnosticar que a equipe carece de alguma ferramenta, providencie-a. Esse é o seu trabalho.


7. Aceite erros de funcionários


Não adianta você criar uma boa divisão de tarefas no trabalho, se, a cada erro, você tomar a tarefa para si.

O líder de verdade entende as falhas da equipe e procura meios de evitar a repetição dos erros.

Essa é uma prática muito comum entre os gestores que centralizam as tarefas, já que eles acreditam que vão desempenhar o trabalho melhor que o funcionário.

Se o seu colaborador optou por um caminho que não é de seu agrado, converse com ele. Explique por que a decisão vai contra o que você acredita, aponte o que não deu certo e confie que ele vai fazer diferente.

Entender a importância de uma boa divisão de tarefas no trabalho é essencial para ser um bom gestor. Por isso, compartilhe seus conhecimentos com seus funcionários e confie nos talentos de cada um. Sente-se mais seguro para dar início a novos projetos? Aproveite para compartilhar o post em suas redes sociais e ajude outros amigos a se tornarem bons líderes!

 

Fonte: Project Builder